La Forma Correcta de Delegar

“No digas a la gente cómo hacer las cosas, diles qué hacer y deja que te sorprendan con sus resultados.”

George S. Patton

Delegar es una actividad difícil para muchos líderes. ¿Por qué? En primer lugar, por hábito. En un principio hacemos de todo, desarrollamos una forma de hacer las cosas, y luego descubrimos que los hábitos son difíciles de romper. Pensamos que nadie hará las cosas exactamente de la misma forma que nosotros.

Supongamos el siguiente escenario: el líder del departamento de una empresa requiere enviar su reporte de indicadores cada semana a la dirección general, cada semana el líder se encarga de recolectar la información e integrarla en el informe. Cada semana esto le lleva al líder un día completo, el reporte se ha ido alargando en tiempo conforme han pasado los meses por las nuevas necesidades de información. No ha dejado que esta actividad la hagan sus colaboradores, ni siquiera de manera parcial, porque piensa que no entregarán el resumen como él lo hace. Sin embargo, en un período de incapacidad del líder de área, el reporte fue hecho por sus colaboradores y el resultado ha sido algo bastante decente. Concluimos que por una cuestión de hábito arraigado, el líder no ha querido delegar esta tarea y además está enfocando una parte muy valiosa de su tiempo, en una actividad que se ha vuelto rutinaria y que podría aprovechar en algunas actividades diferentes que generen más valor para la empresa.

Hay una frase que dice “Delegar o Estancar”. La única forma de avanzar en cualquier negocio es seguir delegando. No puedes delegar si crees que hay una sola forma de hacer las cosas bien. Trata de aceptar lo siguiente: “generalmente, suficientemente bueno es suficiente.”

Muchas cosas pueden delegarse a personas que no lo harán de la misma manera que tú, probablemente no de una manera perfecta, pero que al final tendrán el mismo resultado. No puedes avanzar sin delegar algunas responsabilidades y tareas para hacer espacio para otras nuevas y más valiosas.

Hoy, hacerlo es más fácil que nunca. Puedes delegar a tus mejores colaboradores, contratistas independientes, freelancers y vendedores. El outsourcing o subcontratación es la palabra clave de la actualidad. Y lo es por una buena razón. Además, si tienes personas a tu alrededor que son inteligentes y talentosas, debes darles constantemente responsabilidades nuevas y emocionantes, y hacer que ellos a su vez deleguen.

¿Por qué no delegamos?

Las excusas más utilizadas por los jefes de área y directivos para no delegar funciones:

1. “No delego porque mi equipo no puede manejar las tareas”. Para ser un buen líder debes tener plena confianza en la gente que está a tu lado y que te acompaña profesionalmente.

2. “No delego porque el entrenamiento toma mucho tiempo”. Si bien es cierto que deberás invertir tiempo en capacitar a tu equipo, cuando tus empleados se acostumbren a las tareas ganarás mucho tiempo valioso.

3. “No delego porque mi equipo no ejecuta correctamente”. Sólo porque tus empleados estén acostumbrados a hacer cosas distintas, no necesariamente quiere decir que no puedan hacerlas bien.

4. “No delego porque no quiero ser despedido”. Algunas personas creen que porque delegan su trabajo van a ser considerados como innecesarios para la empresa.

5. “No delego porque me gusta tener el control”. Si debes sentir que tienes un poder absoluto en cuestiones laborales, probablemente no estas capacitado para desempeñar una posición de liderazgo. Es fundamental que confíes en tu equipo y sus habilidades.

6. “No delego porque a los empleados no les gustan las responsabilidades”. Normalmente, los miembros de una organización quieren tener la oportunidad de crecer, aprender nuevas cosas y escalar en la pirámide organizativa.

7. “No delego porque todos ya tienen demasiado trabajo”. Si tus empleados no tienen tiempo para organizar sus tareas, seguramente sea producto de una mala gestión. Delegar se trata de sinergia y eficiencia.

8. “No delego porque si se equivocan yo soy el responsable”. Aunque esto pueda ser técnicamente cierto, no hay que olvidar que todos aprendemos de nuestros errores. Al final de cuentas, la experiencia de delegar tareas puede ser un proceso de aprendizaje tanto para los líderes como para los empleados.

Pero… ¿qué, cómo y cuándo hacerlo?

Lo primero que hay que hacer es saber cuáles son las tareas que se pueden delegar y cuáles son específicas de los ejecutivos y directivos. Las responsabilidades las podemos dividir en tácticas y estratégicas.

Tareas tácticas: Las tareas tácticas en las organizaciones son clasificadas como aquellas tareas sistematizadas o repetitivas. Aquellas con estructuras ya hechas, pero que necesitan seguimiento.

Tareas estratégicas: Todas aquellas que exijan creatividad e innovación, aquellas que permitirán el desarrollo profesional de la empresa y sus colaboradores.

Un ejemplo fácil para poder diferenciar estas tareas es la relación empresa-clientes: las tareas estratégicas que el ejecutivo no puede delegar es la relación directa con el cliente, aquella que permitiría nuevos alcances en el mercado o entrada de nuevos productos. Las tareas tácticas son los procedimientos de la relación con el cliente: trato, papeleo y registro de resultados.

¿Cuándo hacerlo?

Cuando sea necesario. Y más si las exigencias de una empresa que mantiene proyecciones de crecimiento aumentan de manera significativa. Lo importante es estar conscientes de saber cuándo es que éstas son demasiadas e imposibles de solucionar. Continuando con el ejemplo anterior, un ejecutivo debe saber cuándo es el momento de que sus colaboradores den continuidad a la relación con el cliente; y esto sucede cuando la relación está bien estructurada, cuando se tiene un amplio conocimiento del procedimiento y cuando el contacto se convertirá en esporádico. Es momento de encargarla a un colaborador.

¿Cómo hacerlo?

Hay tres grandes pasos específicos: clasificar, delegar y controlar. Es importante que el líder sepa que una vez que se delegan las tareas no es para que éste se desentienda de ellas, sino para poder operarlas de manera más efectiva, llevando un control específico con los colaboradores.

Para esto, es necesario crear una relación comprometida con el empleado. La comunicación bidireccional es necesaria para que “delegar” se convierta en una táctica exitosa. Es necesario que haya la confianza necesaria entre el empleado y el líder, para un entendimiento pleno de los objetivos en común.

Beneficios de Delegar

Existen muchos factores que benefician a las empresas una vez que se delega de manera responsable y estructurada, algunos de los beneficios de delegar pueden ser:

• Mayor efectividad en el tiempo invertido.

• Creación de equipos de trabajo.

• Incentiva el talento de los colaboradores

• Mejora la comunicación y confianza en los equipos de trabajo.

• Permite el crecimiento profesional de los colaboradores.

• Motiva el crecimiento de los colaboradores.

• Aumenta el compromiso del personal.

Siete pasos para delegar

Para dominar el arte de la delegación, te comparto un proceso de siete pasos:

Define qué es lo que necesita hacerse.
Delega las cosas correctas. Delega las tareas que no son críticas para ti y que pueden hacer otras personas mejor capacitadas. Delega las tareas que tienen un coste inferior al valor que tú puedes generar haciendo otras cosas. Delega las tareas que pueden permitir crecer a otras personas. Delega las cosas que puede hacer mejor otra persona.
Elige a las personas adecuadas. Asegúrate de que la persona a la que vas a delegar una tarea tiene el conocimiento y la capacidad para llevarla a cabo de una manera aceptable, según tus estándares.
Asegúrate también de que tiene el tiempo necesario para llevarla a cabo.
Asegúrate que la persona a quien delegas la tarea entienda perfectamente qué necesita hacer.
Explica por qué necesita hacerse mientras pides que se haga. Que tu colaborador o la persona a quien delegas entienda la importancia de la actividad le transfiere parte del compromiso.
Enseña cómo debe hacerse, sin micro-administrar. Da instrucciones claras. No debes especificar cómo se ha de realizar la tarea paso a paso (salvo si es la primera vez y es necesario realizar algo de formación), pero sí dejar muy claro cuál es el resultado deseado. Identifica restricciones y riesgos, si los conoces. Sugiere posibles enfoques, si es algo que ya has hecho tú antes.
Asegúrate que la persona entienda el proceso de cómo hacerlo.
Establece una fecha para que se termine o presenten progresos. Haz un seguimiento de las tareas delegadas. No hagas un micro-seguimiento, pero comprueba de tanto en tanto cómo va la cosa. Si no hay una fecha real de vencimiento, al menos establece una fecha objetivo, de modo que puedas medir los resultados que se van generando. Debes estar disponible para dar el apoyo necesario cuando aparezcan dudas o problemas.
Sé humano. Agradece el trabajo realizado. Alaba el trabajo bien hecho. Sugiere mejoras o diferentes enfoques cuando pienses que se puede hacer mejor.

Conclusiones

Delegar requiere de paciencia. Pero invertir tiempo en hacerlo mejor y logrando que las personas a tu alrededor respondan a ello es la única forma de avanzar y de liberarte a ti, para hacer cosas más valiosas para tu empresa.

Delegar—o subcontratar—parte de nuestras tareas a otras personas es más complicado de lo que parece pero es probablemente la actividad que puede impulsar tu productividad de una manera más rotunda. Por supuesto, antes de decidir si es interesante que parte de tu trabajo sea hecho por otra persona (entendiendo por trabajo cualquier cosa que tienes que hacer, sea personal o profesional), deberías analizar cuánto vale tu tiempo.

Aprender a delegar no es fácil. Debes dejar tu ego y miedo a un lado. Muchas veces pensamos que enseñar a alguien a hacer determinadas cosas requiere demasiado tiempo y esfuerzo. Otras veces, simplemente creemos que nadie va a hacerlo mejor que nosotros.

¿Y tú cuándo vas a empezar a delegar algunas de tus actividades?...

Bibliografía

https://www.entrepreneur.com/article/266487

https://facilethings.com/blog/es/how-to-delegate-effectively

https://www.finanzaspersonales.co/trabajo-y-educacion/articulo/ocho-excusas-para-no-delegar/53404

https://www.lanacion.com.ar/2201507-nuevo-liderazgolos-cinco-erroresmas-comunes-cuando-se-delega