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¿Cómo integrar a un nuevo elemento a la Empresa?

Cuando se incorpora nuevo talento a la organización es muy importante contar con un plan estratégico de integración para fomentar que el recién llegado colaborador cuente con las herramientas necesarias, acelere su proceso de aprendizaje  y se comprometa desde el primer día y que, de esta manera pueda contribuir más rápidamente a alcanzar los objetivos de la empresa.

 

El primer día de llegada de un colaborador a la nueva empresa es crucial para su adaptación e integración. Adicionalmente es algo que se verá reflejado en su productividad y en la permanencia en la empresa.

 

Uno de los resultados más decepcionantes de un proceso de selección es la renuncia del candidato/a al puesto después de haber invertido tiempo, presupuesto y dedicación a su contratación. Ya sea a causa de una falta de interés en la posición o a una falta de alineamiento con la cultura de la compañía.

El proceso de integración es vital para conseguir una incorporación exitosa. Una puesta en escena y una bienvenida adecuadas lograrán no sólo que el nuevo empleado permanezca en la empresa, sino que mantenga la ilusión con la que dijo sí a la oferta. 

 

Son muchos los recursos destinados a seleccionar al candidato ideal, en especial cuando se trata de puestos estratégicos. Es fundamental que el proceso de selección culmine en una bienvenida profesional y en una incorporación motivadora para conseguir el compromiso final del empleado.

 

¿Qué es el “on boarding” o proceso de integración?

 

El término “on boarding” se refiere al proceso que sigue una empresa para que los nuevos empleados se integren de manera inmediata al nuevo puesto laboral, debe estar diseñado para ser una guía para el colaborador en su proceso de adaptación en la empresa en espera de que esto le permita sentirse en propiedad de su rol y actividades desde el primer día.

 

Es importante hacer notar la diferencia entre el “on boarding” o integración y la inducción, en ésta  se brinda información al empleado acerca de la empresa y de sus actividades, es una vía de comunicación de la organización hacia el colaborador. En el primero, se busca una integración total de la persona en cuatro grandes rubros:

 

  1. Conocimiento de la empresa y el negocio en el que se desenvuelve.

  2. Procesos de trabajo, sistemas, reglamentaciones, etc.

  3. Cultura organizacional y filosofía empresarial.

  4. Integración social con el equipo de trabajo.

 

Beneficios del programa “on boarding”

 

Algunos beneficios que el proceso de integración de los nuevos colaboradores puede traer a tu empresa son los siguientes:

 

  • Acelerar el tiempo de adaptación del nuevo miembro del equipo para comenzar a ser productivo.

  • Mejorar la tasa de retención a través de una mejor integración del empleado desde el inicio.

  • Reducir costos de rotación de personal.

  • Incrementar la eficiencia.

  • Integrar al nuevo elemento a la cultura organizacional.

  • Fomentar el incremento del compromiso organizacional de parte del empleado.

 

Aquí  te comparto 15 consejos para integrar de manera exitosa a tus nuevos colaboradores y que estos puedan sentirse parte importante de la organización desde el primer día de trabajo.

1. Ten un proceso de selección que provoque entusiasmo.

El proceso de selección debe ser la herramienta para generar candidatos comprometidos con el proyecto de la compañía. Diséñalo de tal manera que provoque entusiasmo en el candidato.

2. Incluye a tu equipo actual en tu plan de integración.

Procura, en la medida de lo posible, que el equipo no tenga sobrecarga de trabajo o un exceso de compromisos profesionales durante los primeros días del candidato. De esa forma, podrán resolver sus dudas al igual que proporcionarle una cálida bienvenida.

3. Informa a tu equipo de la incorporación del nuevo elemento.

Asegúrate de que el equipo esté informado sobre el día de su incorporación. Es importante transmitir al equipo y al nuevo integrante que su llegada es importante y cuáles serán sus responsabilidad. La información reducirá la incertidumbre.

4. Haz un programa de integración a sus actividades.

Lo puedes hacer tan especifico como requieras, a mí en lo particular me ha funcionado tener un diagrama de Gantt donde se definen las tareas que debe conocer en un período de tiempo determinado y que persona del equipo es responsable por pasarle la información. Se pueden incluir juntas informativas con las personas con las cuales tendrá interacción, capacitaciones, tareas del puesto, etc. Esto con el fin de que él se sienta productivo y con dirección desde el inicio de su camino en la empresa. Recuerda que este programa lo debe conocer también el nuevo elemento para que sepa cuáles son sus objetivos dentro de la integración a su puesto.  

5. Ofrece una experiencia positiva desde su llegada.

Es fundamental que este programa inicie desde el recibimiento del nuevo elemento a la empresa, por lo que te sugerimos que tengas todo preparado para ese día. De esta manera podrás brindarle las herramientas que requiere, un lugar adecuado para trabajar, manuales con información, etc.

Adicionalmente recuerda informarle acerca de horarios, reglamentos, código de vestimenta así como mostrarle la locación de las instalaciones en la empresa, esto lo hará sentirse más cómodo e independiente. Haz que surja en él/ella un sentimiento de pertenencia. Cualquier tipo de Merchandising de la compañía o un libro de iniciación a la empresa siempre resulta un buen detalle de bienvenida, esto no solamente lo hará sentirse apreciado sino que fomentará la identificación hacia la marca.

6. Como jefe directo, separa el día para atender al nuevo miembro del equipo

Una de las primeras experiencias que tendrá el empleado será la atención del jefe directo, por esto es muy importante que te tomes el tiempo de reunirte con él a su llegada y separar tiempo suficiente para guiarlo en este programa antes de que tome las responsabilidades del puesto. Procura que este día sea más de orientación que de trabajo, esto le quitará un poco de ansiedad ante lo nuevo y le ayudará a integrarse mejor.

Aprovecha los primeros días de trabajo para que tu nuevo colaborador pregunte todas las dudas que pueda tener y conozca a fondo sus actividades y procesos que debe seguir.

7. Presenta al colaborador al equipo de trabajo.

Como parte importante del proceso de integración social del nuevo trabajador, procura comentar con el equipo que éste se incorporará a la empresa. Esto reducirá la sorpresa y la incertidumbre de los empleados actuales y a su vez servirá para invitarlos a que lo apoyen en la transición tanto en lo laboral como en lo social. 

8. Invierte tiempo y recursos en capacitación e inducción.

Es normal que la persona que inicia en un puesto de trabajo presente una curva de aprendizaje y productividad, así que es justamente en los primeros días de su desempeño cuando puedes aprovechar para brindarle capacitación que requiera. Además de requerir habilidades y conocimientos para el puesto que va a llevar a cabo, es fundamental que le brindes información  acerca de la compañía, de la marca, los productos y los diferenciadores, de esta manera contarás con un empleado más fuerte y preparado que aquel que de inmediato se asigna a tareas del puesto.

Asegúrate de que el entrenamiento que le proporciones sea el adecuado a los requerimientos tanto de conocimientos como de competencias y que esto no sea solamente una capacitación o inducción estandarizada.

9. Ayuda a que se sienta cómodo/a en su nuevo entorno y a estimular su productividad.

Pregúntale sobre sus preferencias respecto a su lugar de trabajo e intenta en la medida de lo posible, tenerlas en cuenta y actuar en consecuencia.

10. Asigna a un compañero para que sea su guía y apoyo.

Una de las mejores maneras de que el nuevo talento esté inmerso en las operaciones de la compañía es que observe cómo otros empleados desempeñan su trabajo, no solamente dentro de su mismo departamento sino en otras áreas operativas. Esto le ayudará a conocer cómo trabaja la empresa.

Otra alternativa es que un compañero del equipo sea asignado para guiar y apoyar al nuevo empleado, éste durante el tiempo establecido por la compañía va a ayudarle en todo lo referente a su puesto, a las políticas de la empresa, aspectos de la cultura corporativa, etc. pero adicionalmente será de ayuda para impulsarlo a integrarse socialmente al resto del equipo.

11. Que cada miembro del equipo tenga tiempo para presentarse con el nuevo elemento.

El resto del equipo deberá sacar asimismo tiempo para presentarse a su nuevo/a compañero/a. Es importante no descuidar este punto para evitar la sensación incómoda en él/ella de no saber a quién ha conocido ya, y a quién no.

12. Planifica y completa su agenda.

Se sentirá útil y productivo/a si programas sus tareas durante los primeros días. Aprovecha que cuenta con una mayor disponibilidad para darle formación acerca de las funciones para las que no tenga experiencia previa. Recuerda que debe seguir el plan generado en el punto 4 y debes ir monitoreando de manera periódica su avance. 

13. Aprovecha la energía propia del cambio de rutina.

Asegúrate de que se sienta útil lo antes posible, evitando formaciones lentas y tediosas

14. Organiza una comida de equipo en su primer día.

Este paso es optativo, pero es muy beneficioso. Es el perfecto escenario para facilitar su socialización. Un evento como éste en un ambiente más relajado y  menos formal facilitará la familiarización del empleado/a con la cultura de la empresa y reducirá su ansiedad.

15. Evalúa su integración

Evalúa sus avances de conocimiento y haz que sea coparticipe la persona que  estuvo a cargo de hacer la transferencia de conocimiento. Si hay alguna desviación corrige a tiempo y sobretodo ten mucha comunicación.

 

Hoy en día, la gestión de talento en las empresas está tomando un papel estratégico como una inversión a largo plazo, comenzando por un proceso de reclutamiento y selección efectivo hasta el desarrollo y retención de su capital humano. Por eso es importante que desde el inicio de su carrera en la empresa tu colaborador se sienta motivado, identificado, comprometido y se considere miembro del equipo para fomentar la permanencia y mejor desempeño.

Bibliografía:

http://blog.peoplenext.com.mx/5-consejos-para-integrar-a-los-nuevos-colaboradores-de-tu-empresa

https://www.robertwalters.es/contratacion/hiring-advice/diez-consejos-para-integrar-nuevos-empleados.html

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