¿Cómo armar un Presupuesto de TI?
El presupuesto de TI es la cantidad de dinero gastado en sistemas y servicios de tecnología de la información (TI) de una organización, incluida la indemnización para los profesionales de TI y los gastos relacionados con la construcción y mantenimiento de los sistemas y servicios de toda la empresa.
El presupuesto de TI suele ser supervisado por el director de información (CIO), el máximo ejecutivo de TI en la organización. Sin embargo, ya que se ha convertido en fundamental para los resultados del negocio, el alcance y la asignación de un presupuesto de TI se ha vuelto más compleja, porque no todo el gasto en TI cae dentro del departamento de TI.
De hecho, estudios actuales han encontrado que entre el 35% y el 50% del gasto total de una organización en la tecnología está controlado por divisiones de negocio distintas. Un ejemplo: En el sexto informe de la Encuesta anual Digital IQ de PwC, publicado en marzo de 2014, en promedio el 47% del gasto en TI reportado por los encuestados estaba fuera del presupuesto del CIO.
Componentes del presupuesto de TI
Si ese es el caso, ¿qué incluye el presupuesto de TI y qué queda fuera de su estructura?
Para empezar, los costos de compensación para los profesionales de TI están dentro del presupuesto de TI, incluyendo los costos de los consultores externos utilizados por el departamento de TI. Los gastos relacionados con la construcción y el mantenimiento de los sistemas de back-office de toda la empresa también están incluidos en el presupuesto de TI. Estos abarcan, por ejemplo, la planificación de recursos empresariales (ERP), así como aplicaciones de contabilidad, finanzas y recursos humanos.
El presupuesto de TI también abarca gastos de hardware; facturas de equipos de cómputo portátiles, dispositivos móviles emitidos por la organización, servidores, ruteadores y otros equipos de red, por ejemplo, son pagados por el departamento de TI.
Otros costos que habitualmente residen dentro del presupuesto de TI incluyen los gastos de centros de datos y las facturas de plataformas en la nube.
Los productos que tienden a quedar fuera del presupuesto de TI incluyen aplicaciones desplegadas para unidades de negocio específicas y utilizadas por estas. Aplicaciones de marketing, como las que habilitan las campañas de medios sociales y los sistemas de gestión de contenidos, son ejemplos de ello; esos costos tienden a caer bajo la inversión en marketing en lugar del presupuesto de TI.
Proceso de aprobación del presupuesto de TI
Aunque el CIO tiene la responsabilidad del presupuesto de TI, el CIO no es la única persona que elabora y aprueba todo el paquete. De hecho, incluso para el gasto en tecnología que cae dentro del departamento de TI y por lo tanto con los presupuestos de TI centralizados, los CIO a menudo diseñan y gestionan ese presupuesto en conjunto con los comités directivos de ejecutivos de TI; otros ejecutivos y directores; y otros directores ejecutivos de información, entre ellos el director digital, el funcionario de datos y el jefe de analítica.
Algunos rubros que pueden tomarse en cuenta
Aunque cada compañía puede tener diferentes partidas o incluso manejar diferentes rubros, es más, lo más común es que se divida por centro de costos, por departamento y esto a su vez por mes. A continuación anexo algunas partidas que podrían incluirse dentro del presupuesto de TI.
Apoyo y mantenimiento:
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Salarios y beneficios incorporados en esos pagos
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Costo con consultores externos
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Costos anuales de apoyo para proveedores de hardware y software
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Entrenamiento para equipo interno de TI
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Mantenimiento de la red de datos, incluyendo conexiones WAN, links ISP y gastos de VPN
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Costos de servicios de externalizados como filtraje de spam y aplicación de patches
Herramientas: Esta categoría incluye los costos de nuevos equipamientos y hardware que la empresa pretende adquirir, además de todos costos de implantación de esas nuevas máquinas. Los estándares de la industria sugieren que las computadoras y laptops sean cambiados a cada tres años y que los servidores sean sustituidos a cada cinco años aproximadamente. Se debe prever:
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Laptops
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Servidores
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Firewalls
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Routers
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Switches
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Cableado
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Garantías
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Licencias
Software:
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Software de Servidor
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Software para Laptop
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Software para Desktop
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Antivirus
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Anti-Spam
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Software de Respaldos
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Licencias
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Renovaciones
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Nuevas adquisiciones
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Software de monitoreo
Servicios en Nube: Esta categoría debe incluir los costos asociados con la Nube Pública, Nube Privada o modelos de Nube Híbrida. Sus respaldos, recuperación de desastres y sistemas de continuidad de negocios y planes; debe incluir software, un costo mensual para cuestiones terciarizadas, especialmente si elegir almacenar los datos en un Datacenter u otras soluciones.
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Software
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Herramientas
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Hospedaje
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Respaldo
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Licencias
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Renovaciones
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Nuevas Soluciones
Proyectos: Esta categoría prevé las inversiones futuras en TI de la empresa. Debe incluir todos los proyectos previstos para el próximo año, como actualizaciones de infraestructura, una transición para un modelo completo o Híbrido en Nube, estaciones de trabajo o sustitución de un servidor por completo, y otros ajustes del ambiente que no ocurren todos los años. Aquí también se debe incluir nuevos equipamientos y software que requieren tiempo y planeamiento significativo para ser implementados e integrados. Esa categoría aún debe incluir costos de:
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Planeación de Proyectos
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Implementación del Proyecto
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Nuevos Equipamientos
Cualquier planeamiento de inversión, siendo de TI o no, debe prever alteraciones, debido a que las empresas están sujetas a los cambios del mercado. Sin embargo, con una buena planeación y análisis, es posible quedar dentro de los parámetros del presupuesto de TI.
Referencias bibliográficas
http://blogmexico.comstor.com/sugerencias-para-hacer-un-presupuesto-de-ti-exitoso