¿Qué es el TCO?

Comúnmente conocido como TCO por sus siglas en inglés (Total Cost of Ownership) es una medida diseñada por el Grupo Gartner para evaluar el costo total en que se incurre al adquirir, inicialmente un sistema de información, y ahora se utiliza su concepto para todas las compras. El TCO es un modelo que ayuda tanto a los consumidores como a los ejecutivos de empresas evaluar los costos directos e indirectos que están relacionados con la compra de cualquier activo de capital.

El principio básico del TCO es que los costos de propiedad de cualquier bien que se adquieran tienen componentes más allá de los estipulados en el precio de compra del mismo, costos en los cuales se debe incurrir para garantizar el funcionamiento correcto del bien o conjunto de bienes, durante la vida útil del mismo. Esta medida surgió por la necesidad de comparar equitativamente propuestas que incluyen valores de cobro permanente al igual que valores de pago único.

El TCO ofrece un resumen final que refleja no sólo el coste de la compra sino aspectos del uso y mantenimiento. Esto incluye formación para el personal de soporte y para usuarios, el coste de operación, y de los equipos o trabajos de consultoría necesarios, pero también intervienen otros factores para esta evaluación como el consumo eléctrico y de acondicionamiento de aire que exigen, o el requerimiento de adecuaciones especiales en la infraestructura, costos asociados con las fallas o períodos fuera de servicio (planeados o no planeados), incidentes de pérdida de performance (repuestas más lentas), costos por incumplimientos (pérdida de reputación y pérdidas por la recuperación de la falla), espacio, energía, desarrollo, control de calidad, y muchos más.

En definitiva, el TCO es una visión global de lo que un activo cuesta realmente, más allá del simple coste de adquisición, que permite a las empresas o a los consumidores realizar comparativas precisas entre distintos productos, servicios, o soluciones que estén pensando en adquirir a nivel costes.

El modelo TCO debe usarse para productos, sistemas, componentes, planta y equipo, tecnología, software, vehículos, etc. Cuando se desarrolla adecuadamente para una empresa, normalmente habrá tres versiones del modelo TCO:

Uno para el producto que la compañía vende
Uno para las compras de la compañía de materias primas, aplicaciones, componentes y productos terminados
Uno para bienes de capital

En ventas, muchas se han concretado debido a un modelo de TCO bien diseñado que convenció a clientes de que el producto que se adquiría tenía el menor costo total. Los pasos típicos asociados con la creación de un modelo de TCO y proceso comercial son los siguientes:

Identifica las metas y objetivos de la implementación. Comprende los elementos clave del costo.
Identifica los factores de costo y quién los controla o los influencia
Evalúa la importancia de cada elemento de costo y concéntrate solo en los que constituyen la mayor parte del costo total.
Crea sistemas de medición para adquirir costos para cada elemento seleccionado
Utiliza una lista de verificación de los elementos del costo total para ayudar en la toma de decisiones. (Una simple lista de verificación basada en una hoja de cálculo funciona bien).
Toma la decisión basada en el Costo Total de Propiedad y no en el precio.

Algunos costos asociados que forman parte del TCO pueden ser:

Costos de compras: Empaques, Impuestos, Importación, etc.
Costo de utilización: Instalación, Operación, Curva de aprendizaje, Regulaciones, Adecuación al espacio de uso, etc.
Costos de reparaciones: Refacciones, Tiempo de llegada de refacciones, etc.
Costos de mantenimiento: Mantenimientos, Horarios de mantenimiento, etc.
Costos de actualización: Costo de las actualizaciones, Mano de obra para actualizaciones, etc.
Costos de soporte: Disponibilidad, Horarios de soporte, etc.
Costos de Seguridad: seguros, componentes especiales de seguridad, etc.
Costos de Entrenamiento: Capacitaciones, Transferencia de conocimientos, curva de aprendizaje, etc.
Costos ocultos: Investigación y desarrollo, reconocimientos, certificaciones, etc.

Y si lo enfocamos en la parte de un sistema informático, los costos asociados comúnmente quedan como:

Costo del hardware
Costo del software
Costo de la funcionalidad del software
Costo asociado con la arquitectura del software y su escalabilidad
Costos Tiempo de implementación
Costo del entrenamiento y capacitación
Costo de Soporte y mantenimiento
Costo de la arquitectura de datos

Implementar un modelo de Costo Total de Propiedad y crear un enfoque para llevarlo a su nivel más bajo no solo aumentará la rentabilidad y las ventas, sino que hará que todos en la organización se concentren en reducir los costos y mejorar los procesos comerciales.

Bibliografía

https://innovan.do/2015/04/24/que-es-definicion-tco-coste-total-de-propiedad/

https://www.group50.com/total-cost-of-ownership-models-affect-business-success/